Управление конференциями

Интерфейс управления конференциями в рамках личного кабинета пользователя на сайте сервиса предоставляет следующие возможности:

• Назначение видеоконференций
• Приглашение участников в конференцию с помощью e-mail, «iCal», календаря Outlook
• Вход в активные видеоконференции с веб-сайта сервиса
• Редактирование конференций
• Повторное назначение прошедших конференций
• Архив конференций, просмотр информации о конференциях
• Удаление конференций
• Редактирование личных данных пользователя
• Загрузка программного обеспечения для видеоконференцсвязи

Назначение конференций

Назначить конференцию можно в разделе с соответствующим названием, который открывается при входе в личный кабинет пользователя.

Введите тему конференции и время ее начала и окончания. ID и пароль конференции генерируются автоматически, но при желании эти данные можно изменить.

Если вы хотите, чтобы конференция не могла начаться без ее организатора, снимите отметку с опции «Разрешить вход без организатора». По умолчанию эта опция отмечена, так что участники могут войти в конференцию, не дожидаясь организатора.

Далее нажмите кнопку «Назначить».

Срочная конференция

Чтобы провести конференцию немедленно, введите тему конференции и нажмите кнопку «Провести сейчас». Будет создана конференция, начинающаяся прямо сейчас, длительностью 30 минут

Если тема конференции не обозначена, конференции присваивается имя «Срочная конференция».

Приглашение участников

На следующей странице вы сможете пригласить участников во вновь созданную конференцию. Сервис предлагает несколько способов приглашения:

• Создать запись (событие) в календаре с помощью стандартных средств iCalendar,
• Переслать e-mail сообщение с автоматически заполненными данными конференции,
• Вы также можете использовать любой другой способ связи, чтобы передать участникам данные конференции (ссылку на сайт, ID и пароль) или прямую ссылку на нее.

Добавление события в календарь

Нажатие кнопки «Создайте приглашение средствами календаря» позволит пригласить участников на встречу стандартными средствами календаря Outlook или iCal.

В PC Windows:

Появится окно с запросом на открытие файла, в котором нужно нажать кнопку «Открыть» (Open).

Откроется стандартная форма назначения встречи с автоматически заполненными данными конференции.

Введите адреса нужных участников и отправьте им приглашение, которое они смогут принять обычным образом, при этом событие будет добавлено в календарь.

В Mac OS Х:

Запускается приложение iCal, при этом в списке запланированных событий добавится вновь назначенная конференция со всеми данными.

Введите адреса приглашаемых участников и отправьте им стандартные приглашения, которые участники смогут добавить в свой календарь.

Приглашение по e-mail

Вы можете направить участникам приглашение по электронной почте. При нажатии кнопки «Отправьте e-mail с приглашением» автоматически генерируется сообщение, в котором содержится вся информация о конференции, включая прямую ссылку на нее.

Введите почтовые адреса приглашаемых участников и отправьте сообщение.

Для Lotus Notes

Чтобы добавить назначенную конференцию как событие календаря Lotus Notes:

1) Нажмите кнопку «Создайте приглашение средствами календаря»
2) Сохраните открывшийся файл приглашения в любое место (например, на рабочий стол)
3) Откройте Lotus Notes, перейдите на закладку «Календарь»
4) Перетащите мышкой сохраненный файл приглашения в открывшуюся закладку календаря Lotus,
или
Через меню «Файл» - «Импорт» откройте сохраненный файл – он автоматически загрузится в календарь.

Журнал конференций

Вновь назначенные конференции появляются на странице «Назначить конференцию» в списке «Мои конференции». Вы можете войти в конференцию, просмотреть информацию о ней, отредактировать или удалить эту конференцию непосредственно на этой странице с помощью кнопок управления конференцией.

Для работы с конференциями предусмотрен также специальный раздел «Журнал конференций», перейти в который можно, кликнув на соответствующую вкладку.

Журнал содержит информацию как о назначенных, так и о прошедших конференциях, включая: дату проведения, время начала и окончания, название конференции, статус: онлайн (конференция может быть начата или уже работает) или оффлайн .

Назначенные конференции

В списке «Назначенные конференции» содержатся назначенные вами конференции, которые происходят сейчас или запланированы на будущее время.

Для управления конференциями из этого списка доступны следующие действия:

• вход в конференцию
• просмотр информации о конференции
• редактирование конференции
• удаление конференции

Архив конференций

«Архив конференций» содержит список конференций, время проведения которых уже прошло.

С уже прошедшими конференциями можно совершить следующие действия:

• просмотр информации о конференции
• повторение конференции
• удаление конференции

Войти в конференцию

Кнопка доступна для конференций, которые происходят в настоящий момент.

Если ранее вы отметили опцию «Автоматический вход на этом компьютере», то вы войдете в конференцию напрямую.

Если эта опция не была выбрана ранее, то будет открыта страница с предзаполненной формой входа в конференцию (вы можете отредактировать в ней имя пользователя). Далее – кнопка «Войти в конференцию».

Просмотреть информацию о конференции

Кнопка позволяет получить сводку данных о конференции и добавить событие в календарь.

Редактировать конференцию

Кнопка открывает страницу редактирования конференции, где можно изменить тему и время проведения конференции. Отредактировав нужные поля, нажмите кнопку «Оповестить участников». Вы перейдете на страницу приглашения участников, где сможете отправить обновленные приглашения через календарь или электронную почту.

Важно: Если вы изменили время проведения конференции, не забудьте оповестить об этом участников.

Повторить конференцию

При необходимости провести уже прошедшую конференцию еще раз, нажмите кнопку .

Будет открыто окно назначения конференции, в поля которого уже введены данные конференции. Отредактируйте нужные данные и нажмите «Назначить».

После этого конференция переместится из Архива в список «Назначенные конференции».

Удалить конференцию

Нажмите кнопку и затем ОК в окне запроса подтверждения, и конференция будет удалена.

Личные данные

В разделе «Мои данные» вы можете посмотреть и редактировать свои регистрационные данные.

Измените желаемые поля и нажмите соответствующую кнопку «Сохранить». При успешном сохранении вы увидите сообщение об успешном обновлении профайла.

При изменении почтового адреса на вновь указанный адрес будет отправлено письмо, подтверждающее это изменение.

Загрузка ПО ВКС

В разделе «Загрузка ПО» можно найти программное обеспечение, необходимое для использования сервиса видеоконференций.

Представлена основная версия ВКС-плагина для браузеров Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, Opera (Windows), а также несколько дополнительных вариантов загрузки плагина для браузеров Internet Explorer и Firefox. Рекомендуется использовать эти варианты в случае невозможности загрузить основной плагин по каким-либо причинам.